Рабочее место: на страже эффективности

Всем известно, что правильная высота стола, эргономичная офисная техника и нужная яркость освещения идут на пользу рабочему процессу. Как сделать труд ещё эффективнее? Организуйте правильно своё рабочее место!
Рабочее место: на страже эффективности

Внимание – на центр

Известно, что человек может одновременно удерживать в памяти от 5 до 9 предметов, а сознательно работать только с одним. Эту особенность гуру отечественного тайм-менеджмента  Глеб Архангельский положил в основу метода структурированного внимания, который применим и к организации рабочего пространства. 

Подробнее о методе можно прочитать в его монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», а мы остановимся на практических моментах организации рабочего пространства.

Раз внимание концентрируется только на чём-то одном, нужно выбрать одно, наиболее значимое в данный момент дело, и поместить его в центр рабочего стола. Если это электронный документ, то ставим ноутбук в центр стола и открываем только один, относящийся к делу файл.

Связанные с основным делом вещи и напоминания о других важных делах тоже должны быть в зоне внимания, рядом с центром. Количество таких напоминаний (для которых удобно использовать цветные стикеры) не должно превышать 8.

Любой ненужный предмет может снизить концентрацию внимания, все посторонние вещи лучше убрать в буквальном смысле «с глаз долой». Идеал: в начале и в конце рабочего дня ваш стол пуст.

357356783568.jpg

Поскольку рабочий день может не ограничиться 9 заданиями, применяем железное правило: если что-то приближено к центру внимания, что-то должно одновременно быть отдалено от него. Выполнили дело – убрали напоминания, письма, закрыли файлы. Появилось что-то новое – вешаем новый стикер недалеко от центра внимания.

Такие важные папки

Другой интересный метод предлагает консультант по вопросам управления временем и личной продуктивности Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». 

Для эффективной организации дел автор советует наладить на рабочем месте движение входящей и исходящей информации. Собираем все дела и задачи в папку или контейнер и начинаем распределение.

Из «входящих» дела могут попасть:

  • в папку, посвящённую отдельному проекту;

  • в папку «когда-нибудь» (для важных, но не срочных дел, например, идеи о путешествии или изучении иностранного языка);

  • в папку «Справочные материалы»;

  • в мусорную корзину.

В идеале каждый документ должен быть просмотрен только один раз, и в отношении него сразу нужно определиться, что делать дальше (звонить, идти на встречу, выбрасывать, делать отчёт…). Последующее действие записывается прямо на документе или задании – и вот вы уже приступили к работе.

Полезные советы

Напомним проверенные временем приёмы организации рабочего пространства.

573567.jpg

  • Лишние предметы – долой! На столе должно быть достаточно места, чтобы развернуть на нём газету.
  • Все канцелярские принадлежности должны быть добротными, красивыми и удобными. Степень самоуважения и удовольствия от рабочего процесса с ними повысится – проверено! Важно, чтобы каждый предмет был исправен и выполнял свою функцию: томик Бродского в качестве подставки вместо эргономичной клавиатуры не подойдёт!
  • Используйте стены. И шкафы. Пробковая доска на таких поверхностях выполнит роль внешнего органайзера, и вы ничего не забудете, пришпиливая на неё задания, телефонные номера, напоминания. Можно приклеивать на вертикальные поверхности мотивирующие лозунги.
  • Все папки – под рукой. Не жалейте места для хранения нужных материалов, организованных по алфавитному или хронологическому порядку – сэкономите массу времени при поиске нужного документа.
  • Захламлять пространство плюшевыми игрушками, рамочками и прочими милыми сердцу вещами непрофессионально, но зона релаксации у работника быть должна. Рядом с рабочим местом можно расположить цветок, аквариум, изображение природы, и в перерывах между делами переключать на них внимание, расслабляясь.

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!


Интересно:

Российские предприниматели жалуются на дефицит квалифицированных кадров 
Реальная зарплата бюджетников выросла на 13,3% 

Вакансии по теме:

Оставить комментарий к статье

Гость
Гость


Комментирование доступно только после авторизации


Также комментирование доступно при авторизации через любую из социальных сетей



Комментарии 0